Bagi Perusahaan yang sudah menganut Sistem Manajemen Mutu berdasarkan ISO 9001:2015, pasti sudah tidak asing lagi dengan Sasaran Mutu.
Sasaran Mutu secara simpel, adalah hasil yang akan dicapai oleh perusahaan, baik dari level paling tinggi maupun sampai level paling rendah. Jadi, akan ada sasaran mutu level top manajemen maupun sasaran mutu divisi. Nantinya, sasaran mutu ini akan diturunkan menjadi Key Performance Indicator untuk masing-masing personal.
Dalam Standar ISO 9001:2015, yang dikutip di bawah ini .
6.2 Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapainya
6.2.1 Organisasi harus menetapkan sasaran mutu pada fungsi, tingkatan dan proses yang relevan yang diperlukan untuk SMM.
Sasaran mutu harus:
- konsisten dengan kebijakan mutu;
- dapat diukur;
- memperhitungkan persyaratan yang berlaku;
- relevan untuk kesesuaian produk dan jasa dan untuk peningkatan kepuasan pelanggan;
- Dipantau;
- dikomunikasikan;
- Diperbarui, sesuai kebutuhan
- Organisasi harus memelihara informasi terdokumentasi dari sasaran mutu.
6.2.2 Ketika merencanakan bagaimana mencapai sasaran mutu, organisasi harus menetapkan:
- apa yang akan dilakukan;
- sumber daya apa yang akan diperlukan; q siapa yang akan bertanggung jawab;
- kapan akan diselesaikan;
- bagaimana hasil akan dievaluasi
Poin-poin di atas sudah sangat jelas, dan dapat dengan mudah diimplementasikan oleh Perusahaan.
Masalah yang akan terjadi, adalah terkait contoh format sasaran mutu ataupun bentuk dokumen yang dipersyaratkan. Terdapat berbagai format atau form yang beredar. Perusahaan dapat mengadopsinya disesuaikan dengan bentuk dan budaya organisasi.
Selain, dari segi format, hal yang sangat fundamental adalah tatacara dari penentuan sasaran mutu ini sendiri. Berdasarkan pengalaman menangani berbagai macam proyek konsultasi ISO di berbagai perusahaan, berikut saya bagikan urutan tata cara dalam perumusan Sasaran Mutu perusahaan.
- Tentukan dahulu Apa kompetensi perusahaan, atau keunggulan perusahaan, yang disepakati seluruh Tim. Ini yang nantikan akan menjadi Kebijakan Mutu Perusahaan. Yang menjadi janji perusahaan untuk memuaskan pelanggannya, dan sebagai komitmen dalam menjalankan kualitasnya.
- Tentukan Departemen atau Divisi Inti yang menjadi Fokus Kompetensi atau keunggulan perusahaan. Contoh, dalam bisnis kedai kopi, maka salah satu divisi inti adalah barista atau orang yang meracik kopi.
- Tentukan Departemen atau Divisi Penunjang Departemen Inti di atas. Pada faktanya, seluruh departemen memiliki andil untuk mendukung departemen utama.
- Pastikan semua departmen memiliki bagian atau andil yang kuat untuk Keunggulan Perusahaan.
- Setelah semua departmen memiliki Andil, tambahkan sasaran mutu sesuai dengan Kompetensi Departmen.
- Setelah itu Isi Metode Pengukuran Sasaran Mutu (Bagaimana Cara mengukurnya)
- Tuliskan Rumus pengukurannya (dalam %, Jumlah, atau lainnya)
- Tentukan Alat Ukur (misal persentase)
- Tentukan Target Pencapaian (harus realistis untuk dicapai).
- Jadikan ini menjadi komitmen bersama yang wajib di pantau setiap bulan.
Semoga bermanfaat ya.
Jika ada yang ingin didiskusikan, silahkan kontak saya melalui email yang tertera di link profil.
Sumber: mnfitra.com